Toonzetting in offertes
De toonzetting in een offerte is heel belangrijk voor de manier waarop men schrijft en voor de woorden die men kiest. Wanneer het gesprek zakelijk en formeel verlopen is, zou een prospect familiair taalgebruik in een offerte hoogstwaarschijnlijk als ongepast ervaren. Andersom (en wat vaker voorkomt) geldt dat natuurlijk ook. Wanneer het gesprek in een informele en hartelijke sfeer heeft plaatsgevonden, schrikt een offerte met formeel taalgebruik de prospect of potentiële klant vrijwel zeker af. Hoe dan ook, heeft een verkeerde toonzetting op zijn minst twijfel en in sommige gevallen zelfs een afwijzing tot gevolg.
Eigentijds taalgebruik
Of men kiest voor een formele of informele stijl is afhankelijk van de klant of prospect. Dit staat echter los van het inzetten van eigentijds taalgebruik. Eigentijds taalgebruik is voor iedere offerte, in welke vorm dan ook, een vereiste. Vervang daarom ouderwetse woorden en afkortingen door hedendaagse alternatieven. Op de website van Onze taal is een goede lijst te vinden.
Vakjargon
Tenzij het om een bestaande klant gaat die al aan bepaalde vaktermen gewend is, is het gebruik van vakjargon af te raden. Vakjargon gaat over werk of vak gerelateerde zaken. Denk aan medisch jargon, juridisch of technisch jargon. Wanneer het gaat om een prospect of wanneer het onduidelijk is wie de offerte zal gaan beoordelen, is het voor salesprofessionals en andere offrerende partijen verstandig om vakjargon achterwege te laten. Het is namelijk goed mogelijk dat niet iedereen op de hoogte is van deze specifieke termen. Het leidt af waardoor men het risico loopt dat de offerte, hoe scherp het aanbod ook, afgewezen wordt.
Actief taalgebruik versus passief taalgebruik
Voor de meeste offertes geldt dat actief taalgebruik offertes leesbaarder, enthousiaster en persoonlijker maken. Actief taalgebruik is, in tegenstelling tot wat vaak gedacht wordt, iets anders dan korte zinnen opstellen. Actieve zinnen zijn, kort of lang, altijd concreet en persoonlijk. In actieve zinnen komen dan ook mensen voor, waardoor de aandacht van klanten of prospects beter behouden blijft. Passief taalgebruik daarentegen kan het lezen van een offerte soms onnodig bemoeilijken. Wanneer men (hulpwerk)woorden zoals worden’, ‘hebben’, ‘zullen’, ‘willen’ en ‘kunnen’ gebruikt, schrijft men al vanzelf in een passieve stijl. Het is meestal abstract en het komt vaak onpersoonlijk of ongeïnteresseerd over.
Let wel, niet alles rondom passief taalgebruik is negatief. In de volgende gevallen is het soms zelfs beter:
- wanneer het onderwerp (nog) onbekend is (over een week wordt er contact opgenomen)
- wanneer men geen verantwoordelijkheid wil nemen (deze beslissing is genomen om erger te voorkomen)
- wanneer men wat variatie in de tekst wil aanbrengen
Positief taalgebruik
Positief taalgebruik straalt vertrouwen uit, creëert vertrouwen en geeft de klant of prospect een gevoel van veiligheid. Met positief taalgebruik is men sterk, overtuigend waardoor de kans op een opdracht of order aanzienlijk wordt vergroot. Negatief en twijfelachtig taalgebruik wordt onbewust nog veel gehanteerd. Het komt voort uit onzekerheid of angst om te ‘pusherig’ over te komen. Negatief of twijfelachtig taalgebruik haalt echter alle kracht uit de offerte.