Leer alles over het maken van offertes

Een offerte is een voorstel of aanbieding met een prijsopgave voor het leveren van producten of diensten. Offertes worden voor bedrijven, overheidsinstellingen alsook voor particulieren (consumenten) gemaakt.

De aanleiding van een offerte is hoe dan ook een behoefte. Bijvoorbeeld een behoefte aan een oplossing van een bepaald probleem of hulp bij een specifieke situatie of gebeurtenis. Het doel van een offerte is overal gelijk: een (potentiële) klant of opdrachtgever inzicht geven in wat een dienst of product omvat, wat de kosten zijn en hoe er te werk wordt gegaan. Een offerte wordt soms verward met een opdrachtbevestiging. In een opdrachtbevestiging geef je echter geen opties maar bevestig je wat er overeengekomen is en tegen welke prijs.

We besteden tegenwoordig veel meer aandacht aan het maken van offertes. Daar waar vroeger werd volstaan met enkel een prijsopgave, maken we er nu veel meer werk van. Dat is vooral omdat offertes nu als een kans en een mogelijk begin van een duurzame samenwerking worden gezien.

Er zijn verschillende soorten offertes. Je kunt een offerte op verzoek van een potentiële klant maken, maar ook ongevraagd een voorstel sturen. Bij offertes op verzoek vindt er vrijwel altijd eerst een gesprek plaats. Dit kan ook een telefoongesprek zijn. Bij ongevraagde offertes is het juist andersom. Een voorstel heeft dan meer weg van een mailing en pas na het versturen wordt geprobeerd om met de ontvanger in contact te komen.

Naast dienst- en product offertes, zijn er ook nog aanbestedings offertes. Bij overheidsinstellingen spreken ze niet van offreren maar van een aanbesteding doen. De opdrachtgever geeft dan een opdrachtbeschrijving, de geschiktheidseisen en de uitsluitingsgronden. Alleen bedrijven (inschrijvers) die zich strikt aan alle regels en eisen houden maken een kans om de eerste ronde door te komen. Daarna wordt er op prijs en kwaliteit gewogen.

Lees meer over de verschillende soorten offertes.

Naar boven

Er zijn organisaties die twijfelen aan de waarde van het uitbrengen van offertes. Offertes spelen echter in veel gevallen een belangrijke rol in het sales proces. Een offerte is een krachtig verkoopinstrument. Veel verkopen of transacties vinden plaats op basis van offertes. Het wordt misschien niet altijd zo ervaren maar het (mogen) maken van een offerte kent veel voordelen.

Offerte als startpunt van een samenwerking

Na een eerste gesprek is een offerte uitbrengen een tweede gelegenheid om aan een duurzame relatie te werken. Dit is het moment waarop afspraken kunnen worden nagekomen. Een tijdige aanlevering en het nabellen van offertes bevorderen het vertrouwen. Een goed begin is het halve werk en daarmee is een offerte dus een prima startpunt van een goede samenwerking.

Indruk maken

Een offerte is een perfect middel waarmee bedrijven en organisaties zich kunnen profileren. Zelfs als de opdracht of order niet doorgaat, kan een offerte indruk maken. Hiermee wordt de kans groter dat een klant of prospect een volgende keer weer een offerte aanvraag doet.

Klanten verrassen

Het gebeurt vaker dat inkopers aangenaam verrast zijn door een aanbod. Een offerte met een vindingrijke maatwerkoplossing wordt bovendien aanzienlijk hoger gewaardeerd dan het afgeven van een scherpe prijs.

Klanten overtuigen

In sommige gevallen is er in een eerste gesprek te weinig ruimte voor het overtuigen van de gesprekspartner. Het kan ook zijn dat de offerte naar andere betrokkenen met beslissingsbevoegdheid gestuurd dient te worden. In dergelijke gevallen kan een voorstel de oplossingen, de werkwijze en het rendement ervan extra benadrukken. Bovendien zijn er wellicht bezwaren ter tafel gebracht die in de offerte weggenomen kunnen worden. Kortom: met een offerte kan men klanten overtuigen.

Offerte beleving

Een offerte biedt de gelegenheid om de klant of prospect te laten zien dat de behoeften, uitdagingen en beleving van diens klanten begrepen zijn. Dat schept vertrouwen en vergroot de kans op winst. Er is trouwens een duidelijke verschuiving te zien als het gaat om beleving. Daar waar men vroeger genoegen nam met een uitgebreide prijsopgave, wordt klantbeleving nu hoog gewaardeerd.

Offerte geeft ruimte voor de Why

Mensen willen zakendoen met mensen en zijn daarom geïnteresseerd in de gezichten en verhalen (storytelling) achter een logo. Een sterke why presentatie kan de klant of prospect doen besluiten tot gunning van een opdracht of order. De why is een onderdeel van het Golden Circle-model van Simon Sinek. De Golden Circle gaat over de manier van denken, handelen en communiceren tussen organisatie en doelgroep. Met dit model wordt aangetoond dat de ‘waarom’ het belangrijkste element in communicatie is. Het onderscheidt van anderen.

Concurrenten verslaan

Het maken van offerte is een kans om in de grijze massa op te vallen en de concurrenten het nakijken te geven. Met online offerte tools is het vrij eenvoudig om een klant of prospect op een eigentijdse manier kennis te laten maken met bijvoorbeeld zijn toekomstige leverancier, contactpersonen of klantenservicemedewerkers.

Naar boven

Het sales proces of verkoopproces is een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering. Het is een raamwerk met zorgvuldig geplande activiteiten waarmee de sales wordt bevorderd en doelen worden behaald.

De activiteiten beginnen met onderzoek en daarna een eerste contact. Het proces eindigt met het sluiten van een deal en de nazorg (aftersales). Een sales proces kent verschillende activiteiten. Hieronder zie je de belangrijkste activiteiten van het begin tot en met het einde:

• marktonderzoek
• klantenprofiel opstellen
• sales funnel maken
• acquisitie doen
• eerste contact
• klant gesprek
• inventarisatie en analyse
• offerte maken
• onderhandelen
• deal sluiten
• overdracht en uitvoering
• aftersales

Voordelen van sales proces vastleggen

Het sales proces is een raamwerk, een kapstok en sommige noemen het ook wel een road map. Het geeft inzicht in de doelgroep, hun interesses en hun vraagstukken. Bedrijven en organisaties die hun salesproces goed in kaart hebben gebracht vergroten hun efficiëntie, creëren hiermee een consistente en uniforme werkwijze waardoor de kans op fouten drastisch vermindert. Een dergelijke gestructureerde aanpak helpt salesmensen - ook de nieuwkomers - de juiste tactiek en activiteit op het juiste moment toe te passen. Werken met een vastgelegd sales proces maakt dat salesdoelen sneller gerealiseerd worden en bedrijven en organisaties daadwerkelijk kunnen groeien. Bovendien zorgt deze manier van werken voor een betere klantervaring. Voor elke fase waarin de potentiële klant zich bevindt is een passende activiteit. Zo worden klanten altijd optimaal begeleid.

Sales funnel

Eén van de manieren om klanten optimaal te bedienen en te begeleiden is werken met een sales funnel. Een sales funnel is de Engelse term voor een trechter. Het is een (marketing)model dat het proces beschrijft hoe en waarmee prospects uiteindelijk klant worden. Het is als het ware het pad dat voorafgaat aan een offerte aanvraag. Waarom een trechter? Omdat gedurende dit proces ook mensen zullen afvallen. Mensen vergelijken en zoeken naar informatie om zo tot een beslissing te komen. Het doel van de sales funnel is om potentiële klanten te bedienen met informatie en activiteiten vanaf het begin tot en met de conversie: het sluiten van een deal, de aanschaf van een product of het inhuren van een dienst. De achterliggende gedachte achter de sales funnel is dat met het aanbieden van de juiste informatie op het juiste moment, het koopgedrag positief beïnvloed wordt.

Borgen van sales proces: key to success

Het hebben van alleen een mooi uitgewerkt document of stappenplan is onvoldoende. Breng het tot leven door het proces te integreren in een systeem voor klanten relatiebeheer (CRM). Hiermee wordt het sales proces gevisualiseerd, worden prestaties en doelen met concrete cijfers inzichtelijk gemaakt, wordt er tijd bespaard en verbetert de productiviteit binnen een sales team. Iedereen kan de status van leads en deals altijd en overal inzien via een overzichtelijk dashboard. Goed voor de teamspirit en de resultaten.

Het volgende artikel gaat dieper in op het sales proces en hoe je dit kunt borgen in je organisatie: Alles over het sales proces

Naar boven

Communiceren doen we iedere dag, ook met klanten en prospects. Communicatie wordt tijdens een sales proces vaak doelgericht ingezet. Een sales proces is het complete traject dat door een prospect wordt afgelegd tot een opdracht of order. Tijdens elke fase in dit gehele proces heeft communicatie een prominente rol. Van offerte aanvraag en klant gesprek tot aftersales communicatie.

Communicatie in de beginfase

In de beginfase is het belangrijk om de interesse van prospects te wekken. Een sales funnel (marketingmodel) is een uitstekend hulpmiddel om prospects aan te trekken via zorgvuldig gekozen content (sales communicatie). Prospects kennis aanbieden creëert vertrouwen, naamsbekendheid en autoriteit. Juist in de beginfase kan het aanreiken van waardevolle kennis via bijvoorbeeld webinars, blogposts, whitepapers, podcasts of tutorials leiden tot interactie en offerte aanvragen.

Offerte aanvraag

Als een prospect, zonder persoonlijk contact, een offerte aanvraag doet, kan het verleidelijk te zijn om direct per e-mail te reageren. Een persoonlijk telefoongesprek creëert echter veel meer vertrouwen. Bovendien is een offerte aanvraag via e-mail vaak erg beknopt waardoor het maken van een passende en overtuigende offerte bijna onmogelijk is. Tijdens een telefonisch sales gesprek kan veel informatie verkregen worden. Informatie over bijvoorbeeld de situatie, aanleiding, hulpvraag of behoefte. Neem daarom altijd contact op en ontdek of de prospect in dit stadium al behoefte heeft aan een oriënterend gesprek.

Klant gesprek

Met de prospect (of klant) aan tafel zitten is een belangrijke en tegelijkertijd risicovolle stap in sales proces. Nu komt het erop aan. In deze fase is het uiterst cruciaal dat er geen aannames worden gedaan. Dit wordt voorkomen door vragen te stellen totdat alles helder is. Vat het daarna samen en stel gesloten vragen om te controleren of alles goed begrepen is. Het voordeel van deze gesprekstechniek is dat hiermee relevante input voor offertes verkregen wordt en daarnaast niet gestelde, vaak waardevolle vragen boven tafel komen.

De offerte

De offerte is een belangrijke schakel in het sales proces. Alles wat daarin gecommuniceerd wordt dient met relevant en begrijpelijk taalgebruik opgesteld te worden. Vakjargon kan beter achterwege gelaten worden tenzij alle betrokkenen deze vaktermen kennen en gebruiken. Een offerte biedt een mooie gelegenheid om de prospect of klant in de ja-modus te brengen. Trigger het onderbewuste van de prospect door met de juiste woorden de oplossingen en de resultaten te beschrijven. Door het gebruik van treffende afbeeldingen (met hoge kwaliteit) wordt de boodschap gevisualiseerd en versterkt.

Offerte opvolgen

Om de regie in handen te houden is het raadzaam om de offerte ook een afspraak te maken over wanneer de opvolging van het voorstel plaatsvindt. Het nabellen van offertes kan doorslaggevend zijn. Veel bedrijven en organisaties waarderen de aandacht en de opvolging versterkt het vertrouwen. Het vergt evenwel goede communicatievaardigheden zeker wanneer de prospect of klant nog twijfels of bezwaren heeft. Luisteren is hier de key factor. Neem twijfels en bezwaren weg of kom er later op terug. Geen klant is hetzelfde. Er wordt daarom ook wel gezegd dat het opvolgen van offertes een continu leerproces is.

Aftersales communicatie

Het contact met de klant tijdens en na een order of opdracht wordt aftersales genoemd. In een gestructureerd en geïntegreerd sales proces is dit een steeds belangrijker wordend onderdeel. Deze vorm van communicatie zorgt voor meer klantbeleving en tevredenheid. Het accent verschuift dus van de transactie naar de relatie. Bestaande klanten behouden kost minder energie dan nieuwe klanten werven. Doorlopend nazorg- en aftersales contact verlengt de ‘levensduur’ van een samenwerking, klanten keren terug en worden in sommige gevallen zelfs waardevolle ambassadeurs.

Timing & overtuigen

De volgende twee blogs vertellen je alles over de perfecte timing en hoe je twijfelaars kunt overtuigen.

• Twijfelende klanten overtuigen​
• Timing is everything

Naar boven

De wet spreekt niet van offertes en een offerte akkoord maar over ‘aanbod’ en ‘aanvaarding’. Er is juridisch pas sprake van een aanbod als dit aanbod kernbedingen bevat. Kernbedingen zijn essentiële onderdelen waar een overeenkomst op gebaseerd is. Denk aan informatie met betrekking tot de klant of prospect, de bedrijfsgegevens van de opsteller of aanbieder van de offerte, het aanbod, de prijs, leverafspraken of hoe het aanbod ondertekend kan worden en binnen welke termijn.

Rechtsgeldigheid digitale offerte

Door de toenemende digitalisering wordt steeds meer gebruik gemaakt van digitale offertes. Conform de Nederlandse wetgeving is een iedere overeenkomst die mondeling, schriftelijk of digitaal akkoord is bevonden rechtsgeldig. Een telefonisch afgegeven akkoord is in principe rechtsgeldig maar wordt afgeraden vanwege de lastige bewijslast achteraf. Een mail waarin een akkoord wordt gegeven en verwezen wordt naar een offerte is daarentegen rechtsgeldig en veilig. De juridisch meest veilige, maar vooral ook meest duidelijke manier, is om de offerte online te laten ondertekenen.

Lees meer over welke onderdelen belangrijk zijn voor rechtsgeldigheid wanneer je offertes maakt.

(Digitaal) ondertekenen van offertes

Een offerte kan op verschillende manieren ondertekend worden. De bekendste manier is van oudsher de handgeschreven (offline) handtekening. Tegenwoordige is de digitale handtekening het meest gebruikelijk. Er zijn verschillende soorten digitale handtekeningen:

De elektronische handtekening

Een elektronische variant op een handgeschreven handtekening en bestaat uit elektronische gegevens die aan een digitaal document (online offerte) gekoppeld zijn.

De (geavanceerde) digitale handtekening

Hier worden cryptografische mechanismen op de inhoud van een offerte document toegepast om te bewijzen aan de ontvanger dat de verzender van het bericht echt is (authenticatie).

Gedigitaliseerde handtekening

Een afbeelding van een (op papier gezette en gescande) handtekening.

In dit blog artikel lees je meer over de soorten handtekeningen en de rechtsgeldigheid.​

Naar boven

Ondanks de vele voordelen van offertes, wordt het schrijven van een voorstel nog weleens onderschat. Een goede offerte bestaat uit meer dan alleen een offerte tekst en een prijsopgave. Er zijn ook wettelijke eisen waaraan een offerte dient te voldoen en is het raadzaam een bepaalde structuur aan te houden.

Offertes en de wetgeving

Opstellers van offertes zijn juridisch gebonden aan de inhoud van een offerte. Om discussies te voorkomen is het daarom van belang duidelijkheid te verschaffen over de draagwijdte van een voorstel. De wetgeving stelt mede daarom een aantal minimale eisen aan een offerte, namelijk:

• een volledige adressering van prospect of klant
• de eigen gegevens zoals naam, adres en het Kamer van Koophandel nummer
• een offertenummer
• een datum en een geldigheidstermijn
• een omschrijving van de diensten of de producten waar het om gaat
• de prijzen exclusief btw, het btw-percentage en -bedrag plus de prijs inclusief btw.
  Uitleg over btw in offertes
• de belangrijkste voorwaarden waaronder de offerte wordt verstrekt
• een verwijzing naar de algemene voorwaarden en/of deze aan de offerte toevoegen
• een beschrijving van hoe een akkoord gegeven kan worden

Structuur van offertes

Een logische opbouw van offertes vergroot de kans op succes. Prospects of klanten trekken een chaotische offerte al snel gelijk met chaotische bedrijfsvoering. Een logische opbouw van bijvoorbeeld een diensten offerte bestaat onder andere uit:

• een inleiding of begeleidende brief
• een beschrijving van de huidige situatie
• een beschrijving van de gewenste situatie
• een beschrijving van de manier waarmee de gewenste situatie bereikt kan worden
• de resultaten van het aanbod (rendement)
• de werkwijze
• een planning
• de kosten
• benoemen van specifieke afspraken en de algemene voorwaarden
• een afsluiting

De ideale opbouw van een offerte verschilt per bedrijf, maar heeft ook overeenkomsten. Ontdek de belangrijkste onderdelen van een succesvolle offerte opbouw.​

Schrijfstijlen bij offertes

Er zijn heel wat soorten schrijfstijlen, ook bij offertes. De meeste bekende zijn: formeel en informeel. De keuze voor een formele of informele schrijfstijl in offertes hangt af van de door de opsteller gekozen manier van communiceren in het algemeen (tone of voice) en wat passend is bij de klant of prospect. Ook een klant gesprek kan bepalend zijn voor de keuze. Was er sprake van tutoyeren dan is het heel gebruikelijk om ook in de offerte ‘je en jij’ te gebruiken. Het idee dat een informele schrijfstijl minder serieus genomen zou worden is, mede door de komst van social media, allang achterhaald. Veel belangrijker is dat de gekozen schrijfstijl consistent wordt gehandhaafd en dat grammatica en spelling correct zijn.

Lees meer over taalgebruik in offertes

Neuroprincipes in offertes

Natuurlijk wil je met je offertes mooie opdrachten of orders binnenhalen. Je doet je best de klant of prospect een zo goed mogelijk aanbod te doen. Kon je nu maar in zijn hoofd kruipen om de ja-knop aan te zetten. De ja-knop zit onzichtbaar in ieders brein. Alleen neuro-onderzoekers kunnen hem zien. Lees meer over de 5 meest effectieve neuroprincipes die de win kans van offertes revolutionair verhogen!​

Offerte maken in Word of Excel

Offertes die in Word of Excel gemaakt zijn, worden beschouwd als traditionele offertes. Het voorstel wordt dan meestal in Pdf-formaat opgeslagen waarna het aan prospects of klanten wordt verzonden. Tegenwoordig zijn er online offerte tools die een extra dimensie aan offreren geven. Aantrekkelijke, digitale offertes spreken de verbeelding aan en hebben een positief effect op de onderbewuste van mensen. Een ander voordeel is dat deze offertes online geaccordeerd kunnen worden. Dit werkt drempelverlagend en is aanzienlijk minder omslachtig dan het accorderen van Word of Excel offertes. Lees meer over offertes maken met Word

Sociale bewijskracht

Sociale bewijskracht is het toepassen van beïnvloedingstechnieken. Robert Cialdini,
hoogleraar, sociaal psycholoog en schrijver van wereldbekende boeken over beïnvloedingsprincipes, heeft door de jaren heen veel onderzoek gedaan waaruit blijkt dat sociale bewijskracht mensen beïnvloedt bij het nemen van (koop)beslissingen. Perfect om dus in je offertes toe te passen.​

Een goede offerte schrijven

Het maken van een winnende offerte is moeilijk en heeft een hoop nuances. Het volgende artikel gaat dieper in op hoe je goede offertes kunt maken. Wanneer je een offerte maakt voor bestaande klanten spelen andere zaken weer een belangrijkere rol: offertes maken voor bestaande klanten En met de SMART methode vergroot je je kans op succes.

Storytelling

Al eeuwenlang vertellen mensen verhalen om boodschappen over te dragen. Goede verhalen boeien. Naast speeches en presentaties wordt storytelling vooral binnen de contentstrategie toegepast. Denk aan bijvoorbeeld websites (over ons pagina’s), brochures, social media platforms, magazines, e-mails, podcasts. Storytelling is een succesvol concept, ook voor het maken van overtuigende offertes. Leer alles over storytelling in offertes

Bewaartermijn

Het maken van een offerte bevindt zich midden in het verkoopproces. Ontdek wat een akkoord of een afwijzing voor de bewaartermijn van een offerte betekent.

Artificial Intelligence

Professionals die verantwoordelijk zijn voor het maken van offertes zijn zich er maar al te goed bewust dat offertes een cruciale rol kunnen spelen bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten en klanten. Aan de basis liggen acquisitiegesprekken waarin de behoeften en vraagstukken van potentiële (of bestaande) klanten worden achterhaald zodat offertes zo optimaal aansluiten. Met de komst van AI, Artificial Intelligence breekt een nieuwe periode aan, óók voor het voorbereiden en opstellen van offertes.

Naar boven

Ook bij offertes speelt uiterlijk een rol. De waardering voor en het positieve effect van mooi vormgegeven offertes is, mede door de focus op klantbeleving, de laatste jaren zelfs sterk toegenomen. Met de komst van online offerte software is er een nieuw tijdperk aangebroken voor onder andere de vormgeving van offertes. In korte tijd voldoen offertes aan de huisstijl inclusief kleuren en lettertypes. De lay-out en opmaak nodigen uit en houden de aandacht van prospects en klant vast.

Huisstijl in offertes

Een offerte zou ook met een visitekaartje vergeleken kunnen worden. Een visitekaartje is duidelijk, overzichtelijk, professioneel en uitnodigend - alles wat een offerte ook dient te zijn. Voor de juiste uitstraling wordt bij visitekaartjes veel tijd besteed aan het ontwerp en het kleurgebruik. Een visitekaartje dient immers persoonlijkheid te hebben en aan te sluiten bij een huisstijl. Zo is het ook bij offertes. Een goede vormgeving in combinatie met de huisstijl versterkt het imago en/of merk van bedrijven en organisaties. Dergelijke offertes hebben een professionele uitstraling waardoor de interesse wordt gewekt en het vertrouwen toeneemt.

Overtuig met visuals in offertes

Aan digitale offertes kunnen afbeeldingen en video’s gemakkelijk toegevoegd worden. Door de automatische opmaak, verandert een voorstel met een paar eenvoudige handelingen in een aantrekkelijk en overtuigend aanbod. Afbeeldingen kunnen worden ingezet om bijvoorbeeld een gewenste situatie bij een prospect of klant te illustreren. Uit tal van onderzoeken blijkt dat de mens voor 95% keuzes op basis van emoties maakt. Het met visuals in offertes inspelen op deze emoties kan dus voordelig zijn. Datzelfde geldt bij het inzetten van infographics. Infographics zijn afbeeldingen die tekst en informatie geven. Droge cijfers worden prikkelende eye catchers. Een tabel met vergelijkende cijfers wordt veelal bewaard tot een later moment. Bij infographics wordt de informatie niet alleen direct gelezen, maar ook beter opgenomen en onthouden.

Klantbeleving

Het eind doel is de juiste beleving weer te geven die matched met jouw bedrijf. Zit je in een wat traditionelere markt ga dan niet meteen te extreem te werk, maar kies iets uit wat wel een stap vooruit is en onderscheid creëert ten opzichte van je concurrenten zonder daarmee de doelgroep volledig kwijt te raken. Start vandaag nog met het maken van inspirerende offertes.

Kleurgebruik

Kleur speelt een belangrijke rol ook in het bedrijfsleven. Er zijn tal van onderzoeken waaruit blijkt dat een kleur of een combinatie van kleuren grote impact heeft op klanten, prospects en doelgroepen. Het bewust inzetten van kleuren en kleurcombinaties levert aantoonbare conversie op. Ons advies: besteed aandacht aan de vormgeving en specifiek het kleurengebruik in offertes!

Naar boven

Wanneer een offerte klaar is, kan deze op verschillende manieren aan de klant of prospect worden aangeboden. Bijvoorbeeld verzending via e-mail of gewoon met de post. Offertes kunnen ook gepresenteerd worden, zowel in een online als offline vorm. Een groeiend aantal bedrijven kiest echter voor een online offerte programma en sommige organisaties offreren zelfs via whatsapp.

Offerte e-mail

Wanneer gekozen wordt om de offerte via e-mail aan te leveren, dan betekent dit doorgaans dat de offerte zelf als een bijlage meegestuurd wordt. De offerte met eventueel begeleidende brief zijn dan als Pdf-document opgeslagen. In het e-mailbericht wordt vervolgens volstaan met ‘Bijgaand treft u aan ...’. Een offerte e-mail is een heel gebruikelijke manier van offerte verzending. Dit kan echter ook een nadeel zijn. Zo is er een kans dat een offerte niet opvalt in de volle inbox van de klant of prospect. Bovendien bestaat er een risico dat de offerte niet door de server van de klant of prospect geaccepteerd wordt. Sommige bedrijven en organisaties stellen hun servers strenger in. Hierdoor accepteren ze geen bijlagen of alleen tot een bepaalde grootte. Dit is evenwel op te vangen door hiervoor van speciale programma’s gebruik te maken. Deze programma’s, zoals bijvoorbeeld WeTransfer, zijn met name bedoeld voor het verzenden van grotere bestanden. Het is dan nog wel raadzaam de komst van de offerte via een reguliere mail bij de klant of prospect aan te kondigen.

Wanneer je een online offerte verstuurd stuur je naast de begeleidende brief een link naar het online voorstel. Via deze link kan men direct de offerte bekijken en zelf indien gewenst de pdf downloaden. Dat scheelt je dus een hoop gedoe.

Offerte per post

Een offerte per post verzenden kan als ‘de ouderwetse manier’ omschreven worden. De keerzijde is echter dat een offerte hierdoor misschien juist opvalt. Daar waar we met mail overspoeld worden, is briefpost bijna een uitzondering geworden. Een offerte per post versturen levert ook nog iets anders op. Een klant of prospect krijgt iets tastbaars in handen. Hedendaags zijn mensen bedrijven steeds meer digitaal ingericht en wordt een papieren offerte als onhandig en ouderwets ervaren. In deze tijden van remote werken kun je niet even die fysieke offerte delen met je collega zonder deze weer via de post op te sturen of deze te moeten inscannen. Laat staan even die mooie nieuwe bedrijfsvideo tonen.

Offerte presenteren

Een presentatie is een interessante manier om een aanbod onder de aandacht te brengen. Dit kan zowel online als offline. Een online presentatie, bijvoorbeeld via een online offerte programma, is visueel erg aantrekkelijk. Eén van de andere voordelen is dat follow-up acties heel precies getimed kunnen worden aangezien er telkens wanneer een klant of prospect de offerte opent, een notificatie wordt verstuurd. Bovendien zijn deze digitale offertes interactief en werkt het online accorderen drempelverlagend.

Een presentatie vindt meestal plaats op verzoek van een klant of prospect. Alle betrokkenen, van inkoop tot directie, nemen deel aan de presentatie. De presentator kan zich hierdoor goed voorbereiden op mogelijke vragen en bezwaren. Een financieel directeur beoordeelt het aanbod immers vanuit een ander perspectief dan een commercieel manager. Tijdens de presentatie wordt het meestal al duidelijk of een aanbod tot een mogelijke samenwerking leidt. Omdat tijdens een presentatie vragen direct beantwoord kunnen worden, zijn ook eventuele twijfels of bezwaren sneller van tafel.

De beste manier voor offerte verzending

Dit is afhankelijk van wat er aangeboden wordt en aan wie. Sommige klanten of prospects willen nu eenmaal graag een presentatie terwijl anderen de voorkeur geven aan digitale offertes die ze direct online kunnen goedkeuren. Zorg er in ieder geval dat je altijd op het juiste moment de offerte opvolgt.

Offerte brief voorbeeld

Ontdek waarom een begeleidend schrijven zo belangrijk is, welke vormen er zijn en wat men het beste in een begeleidende e-mail zet. Lees het artikel en bekijk de voorbeelden ter inspiratie.​

Naar boven

Indien een offerte akkoord is bevonden is dat reden tot een felicitatie maar zeker geen reden om te denken dat de grootste klus geklaard is. Integendeel. Een offerte is immers het begin van een hopelijke duurzame samenwerking. Het vraagt dan ook om meer dan alleen de uitvoering en een factuur. Hoe lang en intensief een offerte traject ook geweest is, het winnen van een offerte bevindt zich nog altijd aan het begin van het sales proces. Zo hebben klanten in de eerste fase na een offerte akkoord vooral behoefte aan bevestiging. Bevestiging dat zij de juiste keuze hebben gemaakt. Communicatie speelt dan ook een cruciale rol in deze fase.

Eerste stap na een offerte akkoord

Zeker als een offerte voor akkoord getekend is, willen klanten weten waar ze aan toe zijn. Vertrouwen wordt opgebouwd door een goede communicatie en het nakomen van afspraken. Betrek daarom niet alleen de klant maar alle die aan de opdracht, order of samenwerking deelnemen. Verstrek verder belangrijke informatie waaronder een plan van aanpak met controle- of rapportage momenten, een tijdsplanning en de contactgegevens van de verantwoordelijke medewerkers. Volg daarna de stappen conform het sales proces.

Bedank de klant

Hoe goed een product of dienst ook is, het is onverstandig om de gunning van opdrachten of orders als vanzelfsprekend te gaan beschouwen. Een simpel bedankje daarentegen versterkt en verlengd de beleving bij zowel nieuwe als bestaande klanten.

Offerte verloren

Een verloren offerte is nog geen verloren klant. Ook bij het verliezen van een mogelijke opdracht of order is het van belang om een klant of prospect te bedanken. Hiermee wordt een positieve laatste indruk achtergelaten. De kans op een nieuwe aanvraag wordt hiermee aanzienlijk vergroot. Tegelijkertijd biedt dit contactmoment de gelegenheid om de reden voor afwijzing te achterhalen. Met de eventuele verbeterpunten kan het sales proces dan verder geoptimaliseerd worden.

Beschouw jezelf nooit als verliezer als de klant van je offerte afziet. De luisterende houding en de moeite die je genomen hebt, kunnen ertoe leiden dat hij een volgende keer wél voor jou kiest.

Bouw een partnership na akkoord

Wanneer een opdracht of order goedgekeurd is, betekent dat niet dat men het meeste achter de rug heeft. Integendeel, er is werk aan de winkel en niet alleen wat betreft de opdracht of order. Met de gesprekken en het voorstel is dan een fundament gelegd voor een mooie, lange samenwerking. Lees meer over hoe je kunt groeien naar een partnership met je klant.

Naar boven

Niet iedereen die regelmatig offertes maakt beschikt over alle skills om vloeiend en snel een mooi aanbod op te stellen. In bepaalde gevallen biedt een offerte sjabloon of template dan uitkomst. Dat geldt ook voor een voorbeeld begeleidend schrijven. Gebrek aan tijd en inspiratie vormen meestal aanleiding om met een offerte template en/of voorbeeld brief te gaan werken. Er wordt eenmalig een offerte als sjabloon gemaakt waarna het verder als template wordt gebruikt. Ook wanneer offertes in Word gemaakt worden, zijn er verschillende offerte templates te gebruiken en aan te passen.

Voor- en nadelen van offerte templates

Een offerte bestaat uit een aantal vaste elementen, waaronder basisinformatie over de producten, diensten en Unique Buyer Reasons (UBR) van het bedrijf dat de offerte uitbrengt. Daarnaast bevat een offerte klant gerelateerde informatie zoals: een offertenummer, de (hulp)vraag, de totale kosten, de geldigheidsduur van de offerte en een verwijzing naar de algemene voorwaarden. Omdat middels een template een offerte niet iedere keer opnieuw opgemaakt hoeft te worden en de opsteller zeker weet dat de basis- en andere vaste elementen er al in staan, wordt er flink aan tijd bespaart. Werken met een offerte template voorkomt ook eventuele copy-paste fouten. Er kunnen echter ook nadelen aan het gebruik van templates kleven. Een klant of prospect kan het als onpersoonlijk beschouwen en het voorstel daarom negatief opvatten. Door je personalisatie slim te automatiseren en een persoonlijk stukje in de offerte te verwerken voorkom je dit eenvoudig.

Werken met een offerte tool

Met een offerte programma kan het meest van alle voordelen geprofiteerd worden. Zo kunnen offerte elementen als favoriete bouwstenen in een content bibliotheek worden opgeslagen. Hiermee kunnen gepersonaliseerde, klantgerichte offertes in korte tijd worden opgesteld. Met slimme automatische reminders en notificaties wordt een offertetraject optimaal begeleid. Alle klantinformatie wordt overzichtelijk weergegeven en via een dashboard wordt duidelijk hoe de offerte pipeline is gevuld.

Voorbeelden

Bekijk hier verschillende offerte voorbeelden en laat je inspireren. Alle voorbeelden zijn als sjabloon te gebruiken met de offerte software.

Naar boven

Dit is echt de tijd van automatisering en digitalisering. Het is de manier om groei te stimuleren en te realiseren. Klanten en prospects verwachten dat leveranciers hierin meegaan. Dat geldt ook voor het uitbrengen van offertes. Vroeger namen klanten en prospects genoegen met een prijsopgave of offerte per post. Die tijd lijkt voorbij te zijn. Klanten kiezen voor snelheid, ze kiezen voor offertes waarbij uit alles blijkt dat ze begrepen worden en die makkelijk te delen zijn wanneer je remote werkt. Men wil interactief zelf keuzes kunnen maken en natuurlijk digitaal ondertekenen.

Offerte software

Een geautomatiseerde offerte is met de juiste offerte software snel gemaakt. Een offerte programma biedt een scala aan functionaliteiten waarmee het offerte maken minder tijd vergt. Op maat gemaakte sjablonen, tekstblokken, bedrijfspresentaties, video’s of klant cases staan in een content bibliotheek tot ieders beschikking. Sales afdelingen kunnen hiermee op basis van best practices hun offertes opstellen.

Extra functionaliteiten offerte software

Daarnaast zijn er offerte programma’s die sales teams ondersteunen met automations en notificaties. Deze automations en notifications optimaliseren de begeleiding tijdens een offerte traject. Bij iedere automation zoals bijvoorbeeld verzending van een offerte of een friendly reminder, kan de datum en tijd van uitvoering bepaald worden. Er worden verder notificaties verzonden wanneer een klant of prospect een offerte geopend of ondertekend heeft. Met de notifications vinden follow up activiteiten altijd precies op tijd plaats.

Slimmer werken en meer opdrachten winnen met behulp van offerte software.

Naar boven