In den beginne
Ik noemde het al: het spijkerschrift. Het is onmogelijk om je een exacte datum voor de allereerste offerte te geven, maar er bestaat een intrigerende anekdote uit de geschiedenis die voor de oorsprong van een offerte zou kunnen staan:
In het oude Mesopotamië, rond 2000 voor Christus, werden kleitabletten gebruikt voor het vastleggen van transacties en contracten. Archeologen hebben een kleitablet ontdekt met een inscriptie die duidt op een vroege vorm van een offerte. De inscriptie bevatte details over de verkoop van wol en was in spijkerschrift opgesteld. Volgens deze inscriptie werd er een overeenkomst gesloten tussen een leverancier genaamd Ea-nasir en een koper genaamd Nanni. Ea-nasir bood hoogwaardige wol aan, maar toen de wol bij Nanni aankwam, was deze van inferieure kwaliteit. Nanni was niet tevreden en stuurde een kleitablet terug naar Ea-nasir waarin hij zijn ongenoegen uitte en een schriftelijke klacht indiende.
En dus kan je de kleitablet van Ea-nasir met details over de wol – de specificaties van goederen – zien als een vroege vorm van de offerte.
Van handdruk tot schriftelijk document
Lang, heel lang geleden werden zakelijke overeenkomsten vaak gesloten op basis van vertrouwen en mondelinge afspraken. Een sprookje zeker? Nope. Een stevige handdruk en een woord van eer waren genoeg om een deal te sluiten. Dat ging goed binnen kleine gemeenschappen waar iedereen elkaar kende. Als er iets niet klopte, dan wisten ze je zo te vinden ... Maar met de groei van handel en steden ontstond de behoefte aan meer formelere manieren. Documenten werden opgesteld om de voorwaarden van een deal vast te leggen en om eventuele conflicten voor te zijn. Deze vroege overeenkomsten zijn de basis voor de latere offertes, waarin details zoals prijzen, hoeveelheden, leveringsdata en voorwaarden werden gespecificeerd.
De Industriële Revolutie en standaardisatie
Tijdens de Industriële Revolutie nam het aantal bedrijven toe, werden ze groter en bovendien complexer. De drukpers produceerde gedrukte materialen zoals catalogi en prijslijsten. Dit bood gestandaardiseerde informatie over producten en diensten die de basis vormden voor offertes. Verkopers hoefden niet langer allerlei prijzen op te sommen en verwezen simpelweg naar de catalogus of prijslijst. Het leverde hen een hoop tijdwinst op. Bedrijven ontwikkelden standaardformulieren in de vorm van een offerte. Je hoefde dan alleen nog maar de open ruimtes op de typemachine in te vullen. Dat gebeurde lange tijd op de handmatige en later op de elektrische typmachine (de voorloper van de tekstverwerker). Werken op een handmatige typemachine was trouwens bijna net zo zwaar als het ‘schrijven’ op een kleitablet. Je moest elke toetsaanslag met de hand uitvoeren en die toetsen gingen heel zwaar. Het vereiste behoorlijk wat kracht om elke toets in te drukken. Toen werd er duidelijk nog niet over RSI gepraat. De elektrische aandrijving daarentegen maakte het typen niet alleen minder vermoeiend, het ging ook veel sneller. IBM was de eerste die met een succesvol model kwam. Zij domineerden lange tijd de high-end markt voor kantoortypemachines. Nu domineren ze nog steeds, maar dan in vintage winkels. Er zijn genoeg mensen onder wie dichters en schrijvers die het heerlijk vinden om op deze klassieke machines hun werk te produceren.
De Digitale Revolutie
Met de komst van computers en het internet werd de offerte verder getransformeerd. Typemachines werden vervangen door tekstverwerkers. Documenten en dus ook offertes werden extern opgeslagen op een floppy disk (zeg maar de usb stick of externe harde schijf van nu), zodat je ze later nog kon aanpassen of hergebruiken. In die tijd hadden harde schijven beperkte capaciteit, dus waren de floppy disks een enorme vooruitgang. Maar zoals altijd - en op zijn Cruijffiaans gezegd: elk voordeel heb zijn nadeel. De floppy disks raakten snel beschadigd met alle risico’s van dien. En omdat je fysieke toegang nodig had om de informatie op de floppy disks te bewerken, was het lastig om documenten te delen.
In de jaren ‘80 en ‘90 betrad Microsoft met Microsoft Word de tekstverwerkingsmarkt. En hoewel e-mail als technologie al in de jaren ‘70 werd geïntroduceerd, werd het versturen van mails pas vanaf de jaren ’90 populair. Verkopers konden snel op aanvragen reageren en stuurden hun offertes (in Word gemaakt en opgeslagen in Pdf-formaat) mee als bijlage per e-mail. Geen vertragingen meer door traditionele postdiensten. Maar dat was niet het enige dat veranderde. De offerte veranderde van een prijsopgave in een strategisch instrument onderbouwd met een visie, voordelen en besparingen voor de klant.
Post-digitale revolutie
Er kwamen online platforms (met gebruikersvriendelijke interfaces, sjablonen en CRM-integraties) ontwikkeld waarmee verkopers offertes direct in een webbrowser konden maken. Een revolutie in offertebeheer! Sinds de komst van cloudtechnologieën, kun je op elk device, waar en wanneer dan ook, offertes maken, bewerken én delen met je collega’s. Verder hoef je door de digitale en/of elektronische handtekeningen offertes niet meer af te drukken, te tekenen en terug te sturen. Het is allemaal rechtsgeldig en je bespaart een hoop tijd en (papier)kosten plus je daagt bij aan het milieu! Na deze verschuiving, opende de integratie van kunstmatige intelligentie (AI) een nieuwe horizon. Deze technologische sprong heeft niet alleen het offerteproces verder geoptimaliseerd, maar heeft ook de manier waarop we offertes maken, aanpassen en aanbieden fundamenteel veranderd. Het is efficiënter, gepersonaliseerd en nauwkeuriger geworden. Personalisatie op basis van klantgedrag en voorkeuren en wat te denken van de mogelijkheden op het gebied van prijsstrategieën en -optimalisatie? Het gaat zelfs zo ver dat AI real-time marktgegevens en concurrentieanalyses volgt waardoor je op die manier altijd de juiste prijs kunt offreren!
Van kleitablet tot …
Van simpele handdrukken tot complexe digitale transacties. Ofwel van kleitablet en handdruk tot digitale offertes met gebruik van AI. Elke fase kenmerkt zich door de verschillende behoeften en technologische vooruitgang. En ongetwijfeld zal de offerte en de manier waarop we ze maken blijven evolueren en zich aanpassen aan de voortdurend veranderende zakenwereld.
