There is a time and a place for everything
Ik zie toch nog best vaak dat er gelijk aan het begin van offertes iets over het bedrijf verteld wordt. Natuurlijk is het verleidelijk om jezelf voor te stellen en dan voelt het begin van je offerte als een logische plek. Je geeft je belangrijkste activiteiten en specialisaties en vult dit aan met details over de vaardigheden en expertise van het team, de geschiedenis en prestaties van het bedrijf. Je somt de voordelen van samenwerken op en hoe je je onderscheidt van de concurrentie. Toch raad ik je af om gelijk al in het begin je bedrijf in de kijker te zetten. Waarom? Eigenlijk is het heel simpel: als een klant of prospect een offerte ontvangt is deze vooral geïnteresseerd in het hoe, waarom en voor hoeveel? Dus: oplossingen, producten, diensten, argumenten en de tarieven.
Pas je offerte aan op de fases van de klant
De klant doorloopt een aantal fases tijdens het lezen van de offerte. Het verschilt van persoon tot persoon maar over het algemeen willen (potentiële) klanten eerst zien of je hen goed begrepen hebt. Daarna zijn ze nieuwsgierig naar de oplossingen en de resultaten daarvan. Allicht willen ze ook inzicht in de kosten en garanties hebben. En pas daarna willen ze meer over de leverancier en diens klanten lezen.
Met die volgorde in gedachten stel je je offerte op. De opbouw is dan als volgt:
- Cover
- Inleiding
- De huidige situatie bij de klant
- Gewenste situatie en het doel daarvan
- Oplossing, product, dienst (verwijs ook naar 9 en 10)
- Werkwijze, planning en resultaten (verwijs ook naar 9 en 10)
- Tarieven, garanties
- Afsluiting
- Bedrijfspresentatie
- Eventuele klantencases
- Algemene voorwaarden
Beantwoord vragen in je Over ons-pagina
Oók op je Over ons-pagina draait het om de klant of prospect. Zeker gaat de Over ons-pagina over jou en het bedrijf, alleen presenteer/vertel je het vanuit het perspectief van de klant. Op welke vragen zouden ze graag antwoord willen? Onthoud: wat zij willen weten is niet per definitie hetzelfde als wat jij wilt vertellen. Om je op weg te helpen geef ik je hieronder de top 3 vragen die klanten in een Over ons-pagina beantwoord willen zien:
#1 Zitten we op één lijn?
Stel je runt of werkt bij een installatiebedrijf en hebt een offerte gemaakt voor een project waarvoor koelsystemen ontworpen, geïnstalleerd en onderhouden gaan worden. Je weet inmiddels dat de klant waarde hecht aan het realiseren van energie-efficiëntie en duurzaamheidsdoelen. Laat dat dan terugkomen in je presentatie. Wat is jullie visie op duurzaamheid en welke doelen stellen jullie zelf? Wat doen jullie om kennis en innovatie op peil te houden?
#2 Hoe zien de mensen met wie ik ga samenwerken eruit?
De waarde hiervan wordt nogal eens onderschat. Maar we doen het liefst zaken met mensen bij wie we een goede klik voelen. Als de klant al heeft laten zien (of je concludeert dat aan de hand van hun website) dat mensen als belangrijk worden ervaren, laat dan zien dat jullie ook wat dat betreft raakvlakken hebben. Presenteer de mensen met wie de klant gaat samenwerken en laat deze medewerkers iets over zichzelf vertellen (functie, ervaring en een leuk privé feitje). Maak foto’s waarop collega’s duidelijk en met veel plezier samenwerken. Let op, vergeet de medewerkers van bijvoorbeeld de receptie niet, want dat zijn juist de mensen die de klant sowieso zullen ontmoeten en te woord zullen staan. Zorg daarnaast dat de foto’s passen bij wat jullie willen uitstralen. Zijn jullie een creatief bureau, dan zijn de foto’s (of video’s) dat ook. Dat installatiebedrijf waarover ik het over had (#1)? Toon de medewerkers op hun werkplek of hun werklocatie. Toon bijvoorbeeld de samenwerking tussen de voor dit project verantwoordelijke engineer en de monteur. En altijd leuk: een enthousiaste overzichtsfoto met alle medewerkers.
#3 Waarom?
Mensen zijn dol op verhalen. Vertel jullie verhaal, met in gedachten weer het perspectief van de klant. Waarom is het bedrijf ontstaan, waarin en waardoor zijn jullie gegroeid? Hoe dit sluit aan bij de klant en/of je offerte? Je moet het niet te dik erbovenop leggen. Als de klant zich h in het verhaal herkent of er zich mee kan identificeren is dat voldoende. Storytelling tools zoals het Hero-storyboard kunnen je daarbij helpen. Het Hero-storyboard bestaat uit de volgende onderdelen:
- de ‘held’ en diens wereld;
- een probleem dat op zijn pad kwam;
- hoe werd dat opgelost;
- de overwinning;
- en de geleerde lessen.
Tot slot
Een Over ons-pagina zoals hierboven beschreven is, zal dus altijd dynamisch zijn. Werk daarom met een basisverhaal dat jij en je collega’s bij iedere offerte verder aanvullen.
