1. Home
  2. Blog
  3. Offerte maken
  4. Offerte maken met microsoft word

Hoe je (zonder Microsoft Word) de perfecte offerte maakt

Gebruik je nog steeds Microsoft Word om je offertes te maken en kost je dit veel tijd. In deze blog laten we zien hoe je met de juiste tool en in minder tijd perfecte offertes kunt maken.

Zoek jij nog steeds op ‘voorbeeld offerte Word’ wanneer je een offerte gaat maken? Of neem jij je laatst gemaakte Word offerte en pas je die aan voor de volgende? Je maakt er een PDF van en mailt deze samen met een begeleidende mail en de algemene voorwaarden naar de klant. Ieder keer weer verbaas je je hoeveel tijd je kwijt bent aan het maken van offertes. Dat zou toch sneller moet kunnen. Je wilt je er wel in verdiepen, maar waar haal je de tijd vandaan?

Offortes maken op de old school manier kosten veel tijd

Zo, meteen maar even de meest gehoorde klacht rondom het maken van offertes. Aangezien Microsoft Word alleen voorbeeld offertes heeft die slechts uit standaard teksten en vormgeving bestaan, ben je zeeën van tijd kwijt door al dat gestoei met copy en paste uit verschillende documenten. Bovendien loop je hiermee het risico dat je oude, verkeerde informatie (of nog erger: een foute aanhef) laat staan. En zelfs al zou je de standaard en weinig overtuigende teksten overnemen, spendeer je nog altijd uren aan de lay-out en vormgeving. Je slaat het op als een PDF en verstuurt deze samen met de algemene voorwaarden als bijlagen in een begeleidende mail. Een tijdrovende klus. Is dat misschien ook de reden waarom je het steeds vaker uitstelt? Daar kun je maar beter iets aan doen, want ondertussen kan de klant al twee andere offertes gezien hebben.

Microsoft Word offertes zijn niet klantvriendelijk

Ga even mee: we volgen diezelfde offerte en zijn bij de klant of prospect. Hij opent gelijk je voorstel en slaat de begeleidende mail over. Jammer, want je er had zo je best op gedaan. Het zou de klant mogelijk nog net dat laatste zetje hebben kunnen geven. In het meest gunstige geval, keurt de klant de offerte toch goed. Hij moet de offerte dan eerst printen, tekenen, daarna inscannen en het weer naar jou terugmailen. Niet echt 21ste eeuw en zeker niet klantvriendelijk, toch?

Old school versus state of the art

Zeg eens eerlijk, wie wordt er nu nog warm van een papieren offerte? Ze zien er vaak een beetje saai uit, vind je ook niet? Zéker als je die vergelijkt met de fraaie, state of the art, interactieve variant van de concurrent. Deze offerte zal ongetwijfeld hogere ogen gooien! Een online offerte is voor veel klanten nieuw. Ze worden hierdoor aangenaam verrast en zijn tevreden met wat ze zien: een bedrijf dat met zijn tijd meegaat. Dat schept vertrouwen en vertrouwen is cruciaal. Een offerte is dan ook een belangrijke schakel in dit proces. Doe je bedrijf en branding daarom niet tekort en gooi die Word offertes overboord. Je zult er geen spijt van krijgen. Integendeel, lees verder en ontdek hoe ook jij in veel minder tijd een eigentijdse, klantvriendelijke, overtuigende offerte maakt.

Snel een eigentijdse en klantvriendelijke offerte

Met een online offertetool kun je snel en eenvoudig offertes in je eigen huisstijl maken. Het inrichten van het systeem hoef je maar één keer te doen, dus makkelijker kan het niet. Wat je daarna ook aanbiedt, hoe lang je teksten of hoe groot je afbeeldingen ook zijn, de tool zorgt ervoor dat iedere volgende offerte automatisch perfect en volledig binnen de huisstijl eruit rolt. Jij hoeft je dus alleen nog maar met de inhoud bezig te houden. Tel uit je tijdwinst! En de klant? Die ontvangt alles in één overzichtelijk voorstel, voorzien van een overtuigend intro, een mooie presentatie en natuurlijk de algemene voorwaarden. De klant bekijkt je voorstel online op zijn computer, tablet of mobiele telefoon en kan binnen de offerte vragen stellen en digitaal akkoord geven. Daarmee schiet je slagingspercentage gegarandeerd de lucht in!

Een complete, overtuigende offerte

We zien ze nog steeds: offertes die eigenlijk niet meer dan een prijsopgave zijn met een korte standaard tekst. Hiermee laat je de klant of prospect geen andere keuze dan alleen maar naar je prijs te kijken. De prijs is echter niet de bepalende factor. Sterker nog, de klant kiest voor de offerte die juist géén mega korting bevat. Het zit hem in de waarde en niet de prijs.

Zorg dus dat je in je voorstel voldoende waarde geeft aan jouw product of dienst. Wat krijgt de klant of prospect als hij met jou in zee gaat. Benoem oplossingen, laat zien hoe je te werk gaat en waar dit toe leidt, bijvoorbeeld:

  • … % besparingen
  • x-aantal meer klanten
  • vergroting klanttevredenheid met ..%
  • x-aantal meer websitebezoekers

Zo geef je een compleet en krachtig beeld van wat jij de klant te bieden hebt. Een online offerteprogramma beschikt over verschillende tools waarmee je dit alles eenvoudig en overtuigend in je voorstel opneemt. Je voorkomt daarmee dat je voorstel uitsluitend om de euro’s draait. En tegen de tijd dat klant alles gelezen heeft, staat hem niets meer in de weg om je offerte te accorderen. Bovendien kun je zien wanneer jouw voorstel geopend wordt. Zo informeer je nooit te vroeg naar een reactie en is je timing altijd juist.

Een onderscheidende offerte

Er tussenuit springen, is iets dat steeds belangrijker is geworden. Klanten willen niet meer van hetzelfde, maar kiezen voor anders, vernieuwend en besparend. Jezelf op een onderscheidende manier presenteren heeft een aantoonbaar positieve invloed op de keuze van klanten. Maak duidelijk waarom ze bij jou beter af zijn. Laat zien dat je naar ze geluisterd hebt en ze begrijpt.

Je maakt je offerte onderscheidende door:

  • duidelijkheid en structuur aan te brengen
  • een professionele styling
  • een maatwerkaanbod dat aansluit bij de (hulp)vraag
  • een beschrijving van de toegevoegde waarde van jouw product of dienst
  • aanbod van cross selling mogelijkheden
  • relevante cases en overtuigende aanbevelingen
  • een video of foto gallery
  • een ‘over ons’ pagina

Kortom:

In tegenstelling tot Word offertes, maak je met een online offertetool in een handomdraai de perfecte offerte. Je bespaart een hoop tijd door slimme sjablonen en de automatisch geregelde vormgeving en huisstijl. Met een offertetool automatiseer je delen van het offerte proces, heeft ieder voorstel de wow-factor en kun je (samen met je collega’s) profiteren van de inzichten die het systeem je geeft. Kortom, met een online offertetool maak je binnen no time een overtuigend, onderscheidend en klantvriendelijk voorstel consistent met je eigen huisstijl én … met een hoog slagingspercentage!

Gabriëlle de Sain

Wednesday, July 1, 2020 - Offerte Maken

share:

Gerelateerde artikelen

Een winnende offerte maken met offerte software
Een offerte maken doe je slimmer en krachtiger met de Offorte offerte tool
4 ultieme tips voor winnende offertes
Hoe zorg je ervoor dat de klant voor jou kiest. Geef de concurrentie het nakijken met deze 4 ultieme tips voor winnende offertes.
Automatisering in offertes: efficiënt en toch persoonlijk
Automatisering van je offerte proces maakt offertes maken leuker. Ontdek hoe je én persoonlijk blijft én nooit meer een deal misloopt.
Trending: inspirerende offertes waarin klantbeleving centraal staat
Hoe breng je beleving over in je offertes? Hoe speel je in op de voorkeur of verlangens van de klant of diens doelgroep? En hoe laat je jouw bedrijf als beste uit de verf komen? Hoogste tijd om de belangrijkste geheimen voor inspirerende offertes met je te delen.

Ready to get started?

Probeer Offorte nu gratis 14 dagen zonder verplichtingen

Klik hier om te starten